À PROPOS DU CHUM
Le Centre hospitalier de l'Université de Montréal (ci-après « le CHUM ») est un hôpital innovant au service des patients et de la population québécoise. Il offre les meilleurs soins spécialisés et surspécialisés, et, grâce à ses expertises uniques et ses innovations, il améliore la santé de la population adulte et vieillissante. En tant que centre hospitalier de l’Université de Montréal, le CHUM a une vocation de soins, de recherche, d’enseignement, de promotion de la santé ainsi que d'évaluation des technologies et des modes d'intervention en santé. Depuis l’automne 2017, les patients et leurs proches vivent une expérience hospitalière renouvelée dans les nouvelles installations du CHUM.
Pour plus de renseignements: www.chumontreal.qc.ca
2.0 OBJET DE L’AVIS
Le présent avis d’intention ne constitue pas un appel d'offres en régime de concurrence, mais plutôt la publication de l’intention d’accorder un contrat au fournisseur identifié suivant :
BioMérieux Canada, Inc.
7815, Blvd. Henri-Bourassa Ouest
Saint-Laurent, Québec
H4S 1P7
Téléphone: 514-336-7321
La date prévue de conclusion du contrat est le 8 mai 2024.
La durée prévue du Contrat : Il s’agit d’un contrat de gré à gré d'un an avec deux options de renouvellement d'un an chacune suivant à l’avis d’intention.
Les études de marché ont démontré que le fournisseur ci-haut mentionné est le seul fournisseur capable de répondre à notre besoin (Voir - description détaillée des besoins).
Cependant, s’il y a d’autres fournisseurs intéressés par ce contrat, ils peuvent, au plus tard à la date de clôture du présent avis, nous faire part de leur proposition telle que spécifiée ci-après (voir - Documents requis).
Le programme d’antibiogouvernance du CHUM, nommé CAUdAC (Comité pour l’amélioration de l’utilisation des antimicrobiens au CHUM) a été créé en 2011. Composés principalement de pharmaciens et de microbiologistes/infectiologues, les cliniciens effectuent des interventions basées sur des audits et rétroactions. Les pharmaciens identifient quotidiennement des patients recevant des antimicrobiens ayant potentiellement une problématique de mésusage. Par exemple, un infectiologue identifie les patients avec bactériémies et se joint par la suite aux pharmaciens pour évaluer les patients identifiés et effectuer les interventions qui s’imposent. Comme l’impact des interventions est atténué par le déséquilibre entre le volume de données à examiner et les faibles ressources informatiques et humaines (pharmaciens, infectiologues, analystes, etc.) consacrées à l’antibiogouvernance, il est essentiel d’avoir un outil efficace et efficient afin d’identifier les patients avec un potentiel problème mésusage d’antibiotique. Étant donné le volume d’interventions reliée à un hôpital de plus de 700 lits de patients dont plus de 50% recevront un antibiotique durant leur séjour, les interventions se doivent d’être ciblées et classées par priorité d’intervention pour des unités ou antimicrobiens spécifiques.
Il est donc essentiel que le département de pharmacie puisse acquérir un outil maintenant indispensable au travail quotidien de l’équipe du CAUdAC, voire les pharmaciens, les microbiologistes/infectiologues et les cliniciens du CHUM et qui permet de répondre aux attentes et aux exigences du ministère ainsi qu’aux différentes normes d’Agrément Canada en termes d’efficience, de qualité des soins et de sécurité.
Motifs invoqués par l’organisme public pour conclure le contrat de gré à gré
Un appel d’offres public ne servira pas l’intérêt public pour le motif suivant :
Suite à l’entente de partenariat et énoncé de portée de projet CHUM-Lumed-Biomérieux conclut en 2021, le CHUM désire informer de son intention d’octroyer un contrat en gré à gré de 3 ans. L’utilisation du logiciel APSS a pour but d’augmenter le nombre d’interventions et la pertinence des interventions proposées pour assurer un usage optimal des antimicrobiens et par conséquent, un meilleur succès thérapeutique, la diminution de consommation des ressources reliée aux antimicrobiens, les infections nosocomiales reliées au mésusage, les effets indésirables et ultimement diminuer la résistance bactérienne.
Ainsi, depuis son installation fonctionnelle, la solution APSS a permis d’augmenter de près de 71% le nombre des interventions dont 91% se sont révélées acceptées par l’équipe traitante. D’ailleurs, avant l’utilisation d’APSS, la détection manuelle ou l’utilisation d’autres applications n’a permis un taux d’acceptation des interventions auprès des équipes traitantes d’un maximum de 68%. Ce genre de performance demande des règles/algorithmes élaborés, suivant autant les lignes directrices des sociétés savantes que les contextes locaux d’utilisation. De plus, le logiciel intègre un module de documentation des interventions et de notes au dossier médical dans le dossier électronique d’antibiogouvernance de l’application. Ces interventions peuvent facilement être consultées et compilées.
3.0 DÉFINITIONS
Produit ou service équivalent :
Le SOUMISSIONNAIRE peut proposer des variances aux exigences demandées, pourvu que ces dernières présentent des caractéristiques équivalentes ou supérieures à celles indiquées dans le présent document d’avis d’intention. Le cas échéant, le SOUMISSIONNAIRE doit joindre avec dans sa Soumission toute l’information requise pour que l'ORGANISME PUBLIC puisse être en mesure de juger, à sa seule discrétion, que la solution proposée est vraiment équivalente pour l’usage auquel l'ORGANISME PUBLIC le destine, à défaut de quoi, la solution sera jugée non conforme.
4.0 DESCRIPTION DES BESOINS
4.1 Exigences
1. Extraction et présentation des données : L’outil doit permettre d’extraire des données qui permettent de mesurer l’impact des interventions sur la consommation d’antimicrobiens et les profils de sensibilité bactérienne de manière objective et de les visualiser sous forme graphique, selon les normes en vigueur (CLSI).
2. Interface conviviale : La solution doit avoir une interface utilisateur conviviale, facile à utiliser, à comprendre et à parcourir par les pharmaciens, les microbiologistes/infectiologues et les cliniciens du CHUM, permettant une manipulation rapide des données et des mesures même pour les non-spécialistes de l’antibiogouvernance. L’interface doit être facilement modulable et adaptable par les super-utilisateurs, en fonction du statut de l’utilisateur. Il permet aussi d’intégrer les activités de soins, notamment des notes d’intervention au dossier médical et une feuille de route adaptée aux besoins des utilisateurs. L’interface utilisateur doit être disponible en français;
3. Soutien technique : le PRESTATAIRE DE SERVICES doit offrir un service de soutien technique adapté (par exemple : au niveau des opérations et de l’amélioration de l’outil) et avec retour dans un délai de trois jours ouvrables en français offerts par des spécialistes disponibles durant les heures normales d’affaire du CHUM; La gestion des opérations et d’amélioration de l’outil doit être transparent et diligent en regard de demandes faites.
4. Sécurité et confidentialité : La solution doit répondre aux exigences de sécurité afin de protéger les données des patients et de garantir la conformité aux exigences réglementaires.
4.0 EXIGENCES TECHNIQUES MINIMALES DU LOGICIEL DE GÉRANCE DES ANTIMICROBIENS (ANTIBIOGOUVERNANCE)
Le logiciel doit permettre la surveillance de la consommation des antimicrobiens, des pratiques en antibiothérapie, la surveillance de l’évolution de la résistance bactérienne et la survenue d’effets indésirables. Afin de jouer pleinement son rôle, le comité d’antibiogouvernance de l’ORGANISME PUBLIC doit, à travers le système d’aide à la décision, surveiller d’une manière prompte et efficiente la consommation des antibiotiques ainsi que les pratiques de soins de santé. À cet effet, le comité doit d’une part pouvoir effectuer une analyse fine de la base de données et, d’autre part pouvoir déterminer les problèmes sous-jacents. Le constat doit conduire l’ORGANISME PUBLIC, in fine, à l’élaboration de stratégies à travers un plan d’action en vue de formuler des recommandations et/ou réviser des pratiques cliniques. Cet exercice doit se faire sur une base constante et régulière à travers des mécanismes d’alertes efficaces prospectifs en temps réel pour une utilisation clinique. La génération de rapports permet de mettre en évidence de nouvelle situations inédites telle une nouvelle tendance dans la consommation des antibiotiques qui dépasse un certain seuil ou par l’émergence d’un nouveau pathogène ou une résistance accrue aux anti-infectieux.
4.01 SURVEILLANCE QUALITATIVE
• Surveillance prospective de l’utilisation des anti-infectieux (Surveillance informatisée des ordonnances)
o Collecte automatisée et intégration des données pertinentes au suivi de l’antibiothérapie (ordonnances, résultats de laboratoires, données cliniques, etc.) en temps réel à partir des multiples sources d’information (logiciel pharmacie, laboratoires, accueil, admission et autres).
• Le logiciel utilise un système élaboré d’aide à la décision et au suivi grâce à la présence d’algorithmes décisionnels et règles de surveillance automatisées complexes au sein du logiciel
Le logiciel APSS offre notamment des alarmes hautement fonctionnelles et spécifiques notamment dans le traitement inapproprié de la bactériurie asymptomatique, la désescalade et la proposition d’un relais de la voie IV à PO des antimicrobiens. Il permet aussi de diriger le suivi des concentrations plasmatiques de la vancomycine notamment en situation de concentration plasmatique inadéquate, d’absence de suivi ou d’indication inappropriée. Ces alarmes génèrent de façon minimale des faux positifs et faux négatifs et respectent les conduites locales du CHUM. Les alarmes sont intégrées dans le dossier du patient ce qui minimise le dédoublement des alarmes concomitantes ou historiques et donne une vue d’ensemble des interventions à faire pour chaque patient.
L’application APSS permet au clinicien d’exclure les patients avec la présence d’un consultant en microbiologie-infectiologie ou les patients admis dans un service avec la présence d’un pharmacien afin d’optimiser sa routine de surveillance.
Le cas échéant,
o Le fournisseur est en mesure de fournir une référence où son système d’aide à la décision est en utilisation. Dans un établissement de santé de courte durée, la solution technologique doit être déployée et fonctionnelle dans un délai et exposition permettant d’en apprécier la qualité et la fonctionnalité.
o Le fournisseur doit présenter 5 exemples concrets de règle de surveillance en utilisation présentement
o L’ORGANISME PUBLIC a accès au cahier des règles ainsi que leur description
o Le SOUMISSIONNAIRE précise le temps octroyé afin d’adapter le cahier des règles à l’institution
o Le SOUMISSIONNAIRE précise le temps octroyé afin de créer des règles propres à l’institution
o L’ORGANISME PUBLIC doit être en mesure d’élaborer des règles de surveillance (algorithmes) additionnelles ajoutées à la base de connaissances lors de l’implantation et après,
Le SOUMISSIONNAIRE doit préciser et fournir la méthodologie (ou l’outil) pour ajouter des règles de surveillance.
De plus, il est entendu que la consistance, au sens de la non-contradiction, de la base de connaissances doit être prouvée, et ce, après chaque itération d’ajout. Celles-ci doivent être modélisées et testées avant d’être incorporées : décrire le mécanisme de contrôle de qualité à mettre en place suite à l’élaboration d’une nouvelle règle.
o Sélection des interventions possibles en fonction des antibiotiques individuels, d’un état clinique, d’un test.
o Sélection des interventions possibles résultant d’une analyse d’un croisement des données antibiotiques individuelles, d’un état clinique, d’un diagnostic précis ou test;
o Génération d’alertes identifiant les interventions à effectuer ou suggestions d’optimisation de l’antibiothérapie en fonction de paramètres prédéfinis ex :
Alertes si ‘antibiotique non-approprié prescrit’;
Alertes si ‘durée de consommation d’un antibiotique est prolongée;
Alertes selon interventions possibles résultantes d’une analyse d’un croisement des données antibiotiques individuelles, d’un état clinique, d’un diagnostic précis ou test;
o Revues d’utilisation des médicaments
4.02 SURVEILLANCE QUANTITATIVE :
• Quantifier la consommation d’antibiotiques au sein de l’établissement, déterminer quelles unités utilisent les plus grandes quantités d’antibiotiques, quelles classes ou agents sont les plus utilisées
• Compilation des unités de mesure ou indicateurs de la consommation des antibiotiques répondant aux normes établies, et ce, pour les principales classes ou antibiotiques ciblés
o Indicateurs : Mesure de l’utilisation d’anti-infectieux
o Defined Daily dose (ATC/DDD);
o Days of therapy (DOT);
o Length of therapy (LOT)
o Quantité totale de traitements antibiotiques (total ou d’un antibiotique spécifique)
o Dose moyenne quotidienne d’un anti-infectieux spécifique.
o Antibioprophylaxie;
• La compilation des données est conviviale
• Il est possible de forer l’information pour différents paramètres selon les besoins, ex : pour tout l’établissement (3 sites), par site, par unité de soins, par service et autres ;
• Permet l’étude des tendances dans l’évolution de la consommation à l’intérieur de l’Établissement;
• Permet de rechercher s’il existe une corrélation entre l’utilisation des antibiotiques et la résistance bactérienne;
• Évaluer les effets de la mise en place d’une stratégie, changement de pratique ou mise en place d’un plan d’action ;
• Permet de comparer les résultats de l’établissement avec des établissements comparables.
4.03 SOUTIEN AUX STRATÉGIES ÉDUCATIVES, FACILITANTES, STRUCTURANTES ET ORGANISATIONNELLES
• Soutien aux activités éducatives, facilitantes par la production d’outils (de graphiques, rapports individualisés, outils ou compilation) facilitant la formation et le transfert de connaissances aux acteurs du milieu
o La surveillance étendue ou ciblée (concurrent review)
o Revues d’utilisation de médicaments rétrospectives
o Échanges avec le prescripteur (academic detailing)
o Communications sur l’utilisation des antibiotiques et la résistance bactérienne
• Soutien à l’évaluation des impacts du programme de gérance des antimicrobiens
4.04 REQUÊTE MINISTÉRIELLE
LE FOURNISSEUR respecte la requête ministérielle publiée dans sa circulaire sur les normes et pratiques de gestion. Cette circulaire a pour but de préciser les attentes ministérielles au regard de la mise en œuvre d’un programme structuré de surveillance de l’usage des antibiotiques en établissement de santé. Direction des affaires pharmaceutiques et du médicament : Numéro de dossier 2011-021.
4.05 USAGE OPTIMAL DES ANTI-INFECTIEUX
LE FOURNISSEUR respecte et s’inspire du document intitulé : Cadre de référence relatif à l’usage optimal des anti-infectieux et au suivi de l’utilisation de ces médicaments en milieu hospitalier.
5.0 DOCUMENTS REQUIS
Le FOURNISSEUR désirant nous indiquer qu’il pourrait éventuellement nous soumettre une proposition doit pouvoir nous démontrer par écrit en fournissant des documents et des brochures permettant au CHUM d’évaluer si la solution offerte correspond aux besoins décrits dans le présent avis.
Pour être considéré comme conforme, la solution présentée par les FOURNISSEURS doit minimalement répondre aux besoins décrits dans le présent avis et devrait, suite à une analyse, être considérée de qualité égale ou supérieure à cette dernière. Cette analyse sera à l’entière discrétion du CHUM et sera basée sur la spécificité de ses besoins cliniques dans l’Exercice de la médecine ainsi que, s’il y a lieu, sur l’appréciation lors d’utilisation passées.
Le FOURNISSEUR doit également fournir une liste des références actuelles, dans le réseau de la santé.
Note importante : L’absence de l’une ou l’autre des conditions énumérées ci-dessus entraînera le rejet de la proposition du FOURNISSEUR.
6.0 DÉLAIS DE RÉPONSE
Tout FOURNISSEUR intéressé par ce projet de marché doit avant la date et l’heure limite fournir, par courriel, les documents requis.
Les réponses reçues au plus tard à la date limite de l’avis ne seront prises en considération qu’aux seules fins d’aviser, s’il y a lieu ou non, de recourir à un appel d’offres en régime de concurrence. Si le CHUM ne juge qu’aucun autre FOURNISSEUR n’a réussi à faire la démonstration de sa capacité à réaliser adéquatement le projet de marché, il se réserve le droit de maintenir sa décision initiale de confier ce contrat au seul FOURNISSEUR identifié au présent avis.
Courriel : ekaterina.koropetc.chum@ssss.gouv.qc.ca
Date limite : le 8 mai 2024
Heure : 14 h 00
Prendre note que l’ORGANISME PUBLIC ne s’engage pas à donner suite à cette demande d’information. L’absence de l’une ou l’autre des conditions énumérées ci-dessus entraînera le rejet de la proposition du FOURNISSEUR.
Pour donner suite à l’évaluation des réponses reçues, une rencontre avec le(s) FOURNISSEUR(S) pourrait être requise par le CHUM pour discuter des besoins techniques plus en détail.