Le soumissionnaire doit vérifier les informations dans les documents de l’appel d’offres.
Des modifications importantes ont été ajoutées dans la Régie, section 1.11.02, concernant les références à fournir par les soumissionnaires.
Des modifications importantes ont été ajoutées dans la section ‘’Présentation du projet par le soumissionnaire’’, annexe 1.10.06 de la Régie.
Le soumissionnaire ayant des questions, contacte le gestionnaire du dossier par écrit (courriel).
Le soumissionnaire doit s’assurer de faire la lecture de tous les documents de l’appel d’offres, notamment le Devis, la Régie et le Formulaire de soumission ; et des annexes.
Quand il appose sa signature sur le Formulaire de soumission, cela constitue un engagement envers l’organisme et au même temps il confirme avoir lu tous les documents publiés.
Les soumissionnaires posent leurs questions par écrit au Gestionnaire du dossier, à l'adresse courriel indiquée : Contacter seulement par courriel : jean.eddy.amajuste.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca
Le soumissionnaire est responsable de valider que tous les documents (papier et électroniques) demandés dans l’appel d’offres, soient dans une enveloppe scellée contenant sa soumission.
L’organisme public ne fait pas des photocopies, ni donne des enveloppes, ni est sensé d’avoir des outils pour l’utilisation des soumissionnaires. Le soumissionnaire doit s’assurer que sa soumission est d’accord aux règles mentionnées aux points 1.06 de la Régie de l’appel d’offres et ce, au moment de la déposer.
Le soumissionnaire doit s’assurer que toute l’information se trouvant dans le document électronique contienne exactement les mêmes informations se trouvant dans le documents papier, le tout dûment signé et complété.
Le soumissionnaire s’assure que les documents se trouvant dans l’enveloppe scellée, sont des documents complets et non des résumés ou sommaires de l’information demandée. Les documents incomplets risquent le rejet.
L’organisation des documents de la soumission appartient au soumissionnaire. Cependant, la présentation des soumissions est un aspect important à considérer. Les feuilles de la soumission doivent être attachées, mais le soumissionnaire doit éviter de faire relier les documents par des anneaux. Une présentation simple et propre attachée avec des clips noirs ou l’utilisation d’un cartable est correcte, mais ne l’est pas la présentation des feuilles lousses à l’intérieur de l’enveloppe.
À l’exception du document mentionné au point suivant (Annexe 7.08), le soumissionnaire doit éviter de changer l’ordre des documents, lequel est déjà établit dans le Formulaire de soumission. Les annexes se présentent en ordre numérique croissant, tel qu’il est montré dans le document publié sur SEAO.
L’annexe 7.08 est présenté séparément dans la soumission électronique. Deux documents électroniques doivent alors parvenir dans la clé USB : L’annexe 7.08 « Questionnaire d’évaluation de la qualité », dûment complété par le soumissionnaire ET une version complète du Formulaire de soumission dûment complété et signé incluant tout autre annexe exigée. À noter que les annexes qu’indiquent ‘’pour information’’ ne doivent pas être incluses dans le Formulaire de soumission.
Finalement, le soumissionnaire qui n’est pas sûr de vouloir soumissionner avant de connaître le projet, peut visualiser jusqu’à un maximum de 3-5 fois les documents directement sur le site de SEAO en téléchargeant le logiciel se trouvant sur le site.