Le Centre intégré universitaire en santé et services sociaux de l’Est-de-l’Île-de-Montréal (ci-après « CIUSSS-EMTL ») désire informer de son intention de conclure un contrat de gré à gré conformément à l’article 13 par. 4° de la Loi sur les contrats des organismes publics pour des services d’hébergement, en chambre privée, à des personnes en perte d’autonomie, principalement liée au vieillissement tel que décrit ci-dessous.
Description des besoins et obligations prévues au contrat
Le CIUSSS-EMTL souhaite obtenir des services d’hébergement et de soins pour une clientèle de trente-six (36) personnes en perte d’autonomie dans le secteur de Pointe-aux-Trembles, géré par le mécanisme d’accès du CIUSSS-EMTL.
Le Prestataire de services doit fournir gîte et couvert, surveillance et assistance, car les usagers ont généralement un profil Iso-SMAF 6 à 12.
L’installation du Prestataire de services doit se situer sur le territoire du CIUSSS-EMTL (voir carte jointe au présent avis). Voir document complet joint au présent avis incluant la carte.
Les places d’hébergement doivent être disponibles dès la signature du contrat.
Le Prestataire de services doit être une personne physique qui exploite une entreprise ou une personne morale ou une société de personnes au sens du Code civil du Québec (art. 2186-2187) (société en nom collectif, société en commandite ou société de participation).
Le Prestataire de services doit répondre aux critères généraux déterminés par le ministre et prévus dans le cadre de référence relatifs aux ressources intermédiaires et aux ressources de type familial (voir l’Annexe A). Voir document complet joint au présent avis incluant l'Annexe A.
Le Prestataire de services doit offrir un milieu de vie pour les usagers inscrits dans l’établissement public en vue de fournir les services de soutien ou d’assistance visés dans le Règlement sur la classification des services offerts par une ressource intermédiaire et une ressource de type familial (RLRQ, c. S-4.2, r. 3.1) dans des installations physiques dont elle est propriétaire ou locataire.
Le Prestataire de services s’engage à :
1. Hébergement, soutien et assistance
- Le Prestataire de services doit offrir les services d’hébergement de type gîte et couvert, qui contribuent au maintien, au développement ou à la restauration de l’autonomie de la personne de manière à lui permettre de demeurer ou d’intégrer la communauté. L’environnement physique du gîte et couvert doit être adapté et sécuritaire et le milieu de vie doit se rapprocher le plus possible d’un milieu de vie naturel, soit un environnement qui adopte une grandeur, un rythme et un mode de vie se rapprochant le plus du domicile. Les lieux doivent être accueillants, chaleureux, familiers et personnalisés.
- Le Prestataire de services s’engage à fournir au résident une chambre suffisamment grande pour permettre des déplacements sécuritaires avec fauteuil roulant, incluant un lit électrique ajustable, un meuble de rangement, un fauteuil, une table de chevet, une lampe ainsi qu’une cloche d’appel. La chambre doit disposer d’une salle de bain ou d’une salle d’eau adaptée à une clientèle en perte d’autonomie avec cloche d’appel ainsi que de prises et raccordements nécessaires pour le téléphone et l’installation du câble. La dimension de la salle de bain doit être suffisamment grande pour permettre le déplacement avec aides techniques (ex. : fauteuil roulant).
- Le Prestataire de services doit détenir une salle à manger et un salon suffisamment grand pour accueillir tous les résidents en même temps avec un mobilier adapté à la clientèle.
- Le Prestataire de services doit mettre à la disposition des résidents, visiteurs et proche aidant, une cour extérieure sécuritaire et bien aménagée.
2. Alimentation
- Le Prestataire de services s’engage à offrir des repas équilibrés, préparés selon le guide alimentaire canadien et conformes à la politique québécoise en matière de nutrition du ministère de la Santé et des Services sociaux (ci-après « MSSS »), et qui respectent les exigences suivantes :
- Présenter des menus variés, offerts sur une planification saisonnière et en rotation de quatre semaines;
- Offrir deux collations par jour, selon les normes diététiques;
- Respecter les diètes et les textures, selon les recommandations de la nutritionniste ou d’un professionnel de la santé;
- Se conformer aux exigences du ministère de l’Agriculture et des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ);
- Fournir des suppléments alimentaires en remplacement et/ou en supplément au repas fourni au résident lorsque la condition du résident le requiert et est inscrite au plan d’intervention.
- Le CIUSSS-EMTL aura un droit de regard sur tout changement devant être apporté aux menus présentés.
- La préparation des repas est réalisée sur place et le service est assuré aux tables.
3. Literie, lingerie et autres fournitures
- Le Prestataire de services s’engage à fournir la literie, les débarbouillettes, les serviettes, le désodorisant, le shampoing, le savon et la pâte dentifrice. Le Prestataire de services met également à la disposition des résidents du papier de toilette, du papier-mouchoir et du papier à main.
- La literie doit être changée au moins une (1) fois par semaine et toutes les fois qu’elle est souillée.
- Le Prestataire de services s’engage aussi à entretenir la lingerie personnelle.
4. Entretien sanitaire
- Le Prestataire de services s’engage à maintenir les lieux propres et salubres, en appliquant des méthodes de travail adaptées au contexte des usages des locaux et des soins prodigués dans ses installations, dans le respect des lignes directrices du MSSS en hygiène et salubrité.
- Le Prestataire de services est responsable d’effectuer ou de faire effectuer un service d’entretien ménager assurant en tout temps la propreté et la salubrité de l’ensemble de l’immeuble, incluant la chambre de l’usager, et qui respecte les exigences suivantes :
- Fournir un service d’entretien sanitaire conforme aux recommandations du service de la prévention des infections du CIUSSS-EMTL;
- Effectuer le nettoyage des installations sanitaires au moins une fois par jour ou dès qu’elles sont souillées;
- Passer le balai et vider les poubelles une (1) fois par jour;
- Effectuer le ménage complet des chambres une fois (1) par semaine ou au besoin;
- Réagir promptement et judicieusement à toutes éclosions COVID ou multi bactériennes, selon les méthodes et protocoles établis par le CIUSSS-EMTL et en ajoutant les ressources humaines nécessaires, afin d’en éviter la propagation.
5. Désinfectants
Les désinfectants fournis par le Prestataire de services doivent être conformes aux recommandations du service de prévention des infections du CIUSSS-EMTL. De plus, ils doivent être stockés dans des endroits sécurisés, verrouillés et inaccessibles aux usagers.
6. Soins de soutien ou d’assistance
- Le Prestataire de services fournit à l’usager les soins d’assistance requis par son état, déterminé par les professionnels du CIUSSS-EMTL, au moment de la référence. Par exemple : un bain hebdomadaire ou plus fréquemment, au besoin, hygiène quotidienne (se vêtir, se dévêtir, hygiène buccale, rasage, toilette partielle), aide aux transferts, aide aux déplacements, aide à l’alimentation, assistance à la toilette, soins d’incontinence, etc.
- L’accès aux services de soutien et d’assistance du Prestataire de services offrant l’hébergement doit être assuré vingt-quatre (24) heures par jour (24/24), sept jours par semaine (7/7).
7. Code d’éthique
Le Prestataire de services doit adhérer et appliquer les politiques en vigueur au CIUSSS-EMTL, incluant la mise en application du code d’éthique du CIUSSS-EMTL. De plus, il doit s’assurer de compléter les différents formulaires (AH-223, etc.) requis par le CIUSSS-EMTL.
8. Encadrement, surveillance et stimulation
- Le Prestataire de services à la responsabilité de fournir les services d’encadrement, de surveillance et de stimulation aux personnes dont l’état le requiert. Particulièrement aux personnes ayant des atteintes cognitives ou encore à celles qui présentent des problèmes d’équilibre ou d’instabilité à la marche.
- Une surveillance éveillée vingt-quatre heures sur vingt-quatre (24/24) doit être assurée à l’établissement du Prestataire de services.
- Le Prestataire de services doit également détenir un milieu codé par un système anti fugue.
9. Activités de loisirs
Le Prestataire de services s’engage à rendre disponible une programmation d’activités de loisirs individuelles et en groupe pour les usagers et offrir minimalement une activité significative par jour.
10. Services pharmaceutiques et distribution de la médication
- La personne admise en hébergement auprès du Prestataire de services fournit ses médicaments. Pour le cas où cette personne doit s’approvisionner, elle a recours au réseau des pharmacies privées dans la communauté. Les intervenants référents ont la responsabilité de s’assurer, conjointement avec le médecin de famille, de la mise à jour de la médication de la personne avant son admission en hébergement. Le Prestataire de services doit assurer la distribution de la médication, l’administrer de façon sécuritaire (RSN/loi 90) et effectuer le suivi de chacun des usagers, selon l’ordonnance médicale, comme prévu au cadre de référence loi 90, OIIQ, 2e édition.
- Le Prestataire de services s’engage à s’assurer que la ou les pharmacies desservant la médication pour les usagers utilisent le système de dosette (distille) et qu’un service de livraison est disponible sept jours sur sept (7/7).
- Le Prestataire de services doit disposer d’un chariot sécuritaire pour l’administration de la médication. Ce chariot doit être rangé dans une pièce barrée.
- Le Prestataire de services doit disposer d’un entreposage sécuritaire dédié aux rangements des narcotiques.
11. Autres obligations
Le Prestataire de services doit également :
- Mettre en place une procédure pour signaler au CIUSSS-EMTL ou à son mandataire tout mouvement des résidents dans un délai de vingt-quatre (24) heures ;
- Mettre en place et maintenir un contrôle de la qualité des services à l’égard des soins et services. Les éléments suivants doivent toujours être appuyés de politiques écrites et mises en pratique, tenant compte des directives du MSSS et du CIUSSS-EMTL :
- La gestion des risques, notamment la prévention et le contrôle des infections, la prévention des chutes et des erreurs de médications;
- La déclaration des incidents et des accidents;
- Les mesures d’urgence en cas de sinistre, respecter les dispositions légales applicables en matière de sécurité, notamment celles exigées en vertu de la Loi sur la sécurité dans les édifices publics, chapitre S-3 et de la réglementation municipale;
- Le dépistage et la prévention des abus;
- L’accueil des résidents, incluant la description des soins et service offert, les frais afférents aux besoins spéciaux;
- La gestion des dossiers de résidents, notamment son ouverture, sa tenue, sa conservation, l’accès aux dossiers par les professionnels de la santé, par les résidents, par les proches et les représentants des résidents ainsi que le protocole de sécurité de l’information.
- Fournir l’accès à des services complémentaires demandés par le résident. Le coût de ces services est assumé par le résident, à l’exception des services suivants :
- Les services de télécommunication tels que la câblodistribution dans les salles communes;
- Les espaces de stationnement sans frais pour les visiteurs.
- Désigner un responsable de l’établissement et un responsable des soins, lesquels doivent disposer de suffisamment de temps pour assumer les responsabilités qui leur incombent en ce qui a trait au respect des exigences de prestation des soins et services;
- Accepter que le Commissaire local aux plaintes et à la qualité relevant de l’autorité du CIUSSS-EMTL et que le Commissaire régional aux plaintes et à la qualité puisse faire une enquête conformément au régime d’examen des plaintes;
- S’assurer que son bâtiment respecte le Code de construction (RLRQ, chapitre B-1.1, R. 2) ou le Code de sécurité du bâtiment (RLRQ, chapitre B-1.1, R. 3) et toute autre disposition réglementaire adoptée en vertu de la Loi sur le bâtiment (RLRQ, chapitre B-1.1) pour l’usage envisagé;
- Respecter et se conformer aux grands principes directeurs de la Politique d’hébergement et de soins et services de longue durée, qui sont tirés des Orientations ministérielles et qui doivent le guider dans ses choix organisationnels :
- Respecter la dignité de la personne;
- Permettre l’exercice des droits de la personne et soutenir son autodétermination;
- Actualiser l’approche de partenariat entre l’usager, les proches et les acteurs du système de santé;
- Viser le mieux-être de la personne hébergée;
- Personnaliser les soins, les services et le milieu de vie de la personne;
- Promouvoir et actualiser la bientraitance.
12. Allocation financière
En contrepartie de la prestation de services, le CIUSSS-EMTL verse la rétribution comme cela est prévu dans l’Entente nationale applicable.
13. Qualification du personnel du Prestataire de services
Le Prestataire de service s’engage à :
- Avoir du personnel suffisant, disponible et remplacé à 100 % pour couvrir tous les besoins et services;
- Se doter d’intervenants ou d’employés avec la formation et l’expérience nécessaires afin de dispenser adéquatement les services requis par la clientèle. Le Prestataire de services doit se doter d’intervenants ou d’employés compétents, formés au PDSP (protocole de déplacement sécuritaire des personnes), RCR, secourisme, Loi 90/RSN. Le personnel hygiène salubrité doit aussi être formé en prévention et contrôle des infections. Il est entendu que le Prestataire de services se portera garant de toute personne qu’il engagera ou autorisera à être en contact ou à intervenir auprès de la clientèle;
- Effectuer la recherche des antécédents judiciaires pour tous ses employés ou bénévoles qui œuvrent dans son établissement;
- Se doter d’une personne-ressource avec qui le CIUSSS-EMTL peut communiquer, qui est responsable de la gestion du personnel et qui assurera une présence pour le bon fonctionnement de la ressource;
- Faire respecter par son personnel le plan d’intervention de l’usager établi par le CIUSSS-EMTL;
- Respecter et à faire respecter par son personnel la confidentialité des renseignements qu’il obtient sur les usagers hébergés temporairement en conformité avec toutes les législations applicables.
Documentation requise
- Démontrer sa capacité et son aptitude à réaliser le contrat selon les besoins et obligations énoncés dans le présent Avis d’intention;
- Fournir la documentation complète et pertinente relative à l’Équipement proposé incluant les brochures techniques du manufacturier d’origine et tous les autres documents permettant au CIUSSS-EMTL de juger de la capacité de l’entreprise à répondre aux besoins;
- Formulaire de réponse à l’Avis d’intention dûment rempli.
Durée prévue du contrat
La durée du contrat est de douze (12) mois avec une option de renouvellement d’une durée de douze (12) mois..
Manifestation d’intérêt par un tiers intéressé
Toute entreprise intéressée doit démontrer qu’elle est en mesure de réaliser le contrat selon les besoins et les obligations énoncés dans l’Avis d’intention.
Date limite fixée pour la réception des manifestations d’intérêt
5 mai 2024.
Gestionnaire du dossier
Sabrina Hamia, agente d’approvisionnement
Par voie électronique
Envoyer la manifestation d’intérêt par courriel à l’adresse suivante : contrats.cemtl@ssss.gouv.qc.ca
Demande d’information
Pour toute demande d’information supplémentaire, veuillez communiquer, par courrier électronique, à l’adresse suivante : contrats.cemtl@ssss.gouv.qc.ca. Seules les informations transmises par écrit, par le gestionnaire du dossier, peuvent lier le CIUSSS-EMTL qui décline toute responsabilité à l’égard de toute information obtenue d’une autre source.